Ufficio stampa? Sì, grazie

La carta stampata tira ancora? È questa la prima domanda che mi ha posto il Vice Direttore di QI Silvia Gatti quando abbiamo cominciato a parlare di questo articolo; la risposta è sì!

Attenzione però, non tutti i giornali vanno bene per tutte le aziende. Quindi ci siamo poste altre domande, alle quali ho cercato di dare risposta.

E la tv tira ancora?

Si, molto, specialmente perché oggi è possibile rivedere in streaming tutti i programmi. Attenzione però, le pubblicità non vengono ricondivise negli streaming quindi non sempre la strategia giusta è quella di pubblicizzare i propri prodotti in un programma televisivo. Dopo aver effettuato un’analisi dello scenario di mercato e della concorrenza, a volte è meglio scegliere una buona strategia social e web.

L’Ufficio stampa è ancora attuale?

L’ufficio stampa non solo è attuale, ma è fondamentale nel mare magnum delle informazioni che ci invadono ogni giorno.

Ma cosa fa un ufficio stampa?

Gestisce i rapporti tra azienda e mezzi di comunicazione di massa; seleziona, filtra e veicola le informazioni verso gli organi di stampa in modo che la stampa generalista o di settore le pubblichi. Un ufficio stampa può portare aziende, prodotti ed eventi su tutti i media: dai quotidiani alle riviste, dalle tv alle radio ai portali internet, ai blog fino ai social network. Gli uffici stampa rispondono al compito di fornire informazione e creare una buona immagine, hanno l’ambizioso obiettivo di fare in modo che i giornalisti si occupino del loro “cliente” in modo positivo e che altresì si indirizzino a loro come fonti attendibili invece che rivolgersi ad altri.

A chi serve un ufficio stampa?

Serve a chiunque abbia qualcosa da comunicare, che sia un’azienda, un libero professionista, un personaggio; si può comunicare qualsiasi cosa, dal grande o piccolo evento fino ad arrivare alla diffusione di opinioni personali. Inutile dire che serve alla politica ed ai prodotti in vendita.

Come scegliere un ufficio stampa?

Ponetevi e rispondete innanzitutto a queste tre domande:

– QUALI SONO I MIEI OBIETTIVI?

– QUALE È IL MIO TARGET?

– QUALE È IL MIO BUDGET?

In seguito avrete le idee più chiare anche sul tipo di collaborazione da scegliere tra una figura interna all’azienda oppure una consulenza esterna.

Il segreto? Scegliere un ufficio stampa adatto al proprio prodotto o servizio.

LE 5 CARATTERISTICHE DI UN BUON UFFICIO STAMPA:

1. Creatività. Non sempre l’azienda ha un prodotto o un servizio nuovo da comunicare. La creatività è fondamentale nel raccontare l’azienda e chi ne fa parte, la storia o i prodotti in maniera differente, nuova, unica, a volte basta davvero un pizzico di inventiva.
2. Disponibilità. Bisogna stare sul pezzo e raccontare avvenimenti o comunicare notizie prima che la stampa strumentalizzi a proprio piacere le notizie; l’azienda deve essere pronta a fronteggiare i momenti di crisi, non solo gestire i periodi di calma.
3. Contatti. Un’agenda ben fornita di contatti stampa è la caratteristica più preziosa da ricercare nel proprio ufficio stampa. Senza le conoscenze di numerosi giornalisti sarà difficile farsi pubblicare tempestivamente, in particolar modo se si tratta di pubblicare notizie relative ad un prodotto, e tale notizia rasenta la pubblicità.
4. Competenza tecnologica. Oggi la conoscenza dei canali social e web e dei loro linguaggi è imprescindibile dal lavoro di un divulgatore.
5. Credibilità. Nessun giornale, giornalista o blogger pubblicherà una notizia di un’azienda se è stato “fregato” in passato con notizie false. Potrebbe pubblicare… ma per criticare e non per elogiare! La perdita di credibilità equivale a un danno di lungo periodo in termini di: passaparola negativi, discredito, inattendibilità.

COSA EVITARE NELLA SCELTA DI UN UFFICIO STAMPA:

1. La certezza. Nessun ufficio stampa può assicurare la pubblicazione di un articolo, a meno che non si paghi la pubblicità, uno dei più grandi errori che un ufficio stampa può compiere è promettere ciò che non può mantenere.
2. La sciattezza. Un comunicato stampa o un articolo scritto male, con errori grammaticali, impaginato in maniera sciatta, farà sì che i giornalisti non prendano in considerazione le comunicazioni della vostra azienda.

COSA DEVE FARE UN UFFICIO STAMPA DI UN’AZIENDA?

Gli strumenti operativi di un ufficio stampa sono molteplici e variegati, e cambiano a seconda delle esigenze di ogni azienda, marchio, situazione. I principali obiettivi dell’ufficio stampa sono in sintesi:

• Ottenere la maggiore visibilità possibile costante e mirata sui media
• Veicolare i messaggi aziendali, che aggiungono contenuti di qualità, al di là della mera pubblicità
• Creare un flusso continuo di informazioni
• Interessare i giornalisti
• Creare un’immagine positiva
• Prevenire e risolvere situazioni pericolose e criticità dannose
• Accreditare il proprio cliente come fonte indispensabile su specifiche tematiche
• Produrre articoli
• Produrre e promuovere interviste giornalistiche, approfondimenti, servizi fotografici
• Gestire mailing list di giornalisti
• Tenere un ufficio stampa on-line
• Conservare i rapporti con i media
• Redigere e diffondere comunicati stampa
• Organizzare e gestire conferenze stampa
• Prevedere incontri one to one con i giornalisti
• Realizzare una rassegna stampa quotidiana.